Alguna de las preguntas más frecuentes que me hacen es cómo me puedo organizar el tiempo tan bien para hacer todo lo que quiero en mi ámbito laboral y no solo lograrlo, sino tener tiempo para el personal.
No hay nada más importante que vivir tranquila. Por eso, yo me respaldo qué es lo que tengo que hacer cada día y cómo puedo lograrlo con la ayuda de mi equipo.
Cuando se trabaja en equipo, se aúnan las aptitudes de los miembros y se potencian sus esfuerzos y el tiempo invertido en las labores disminuye.
Dicho esto, a continuación en este artículo te voy a explicar mi metodología de trabajo, cómo me organizo, qué herramientas utilizo, mis tips y consejos para que aprendas a gestionar mejor tu tiempo. ¡Vamos allá!
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Cómo organizo mi tiempo de trabajo para ser productivo
Llevar un equipo de trabajo no siempre es fácil, actualmente mi equipo cuenta con más de 22 colaboradores, y dicha gestión no se puede llevar a cabo con desorganización.
En nuestro caso, nuestra empresa está formada por jefes de departamento, los cuales tienen a su cargo otros muchos perfiles que trabajan para nosotros ( diseñadores, editores, copywriting, entre otros) y encima de todos ellos, en la cúpula está mi figura.
En mi estructura organizativa cada departamento tiene su jefe de equipo, y son ellos los encargados de gestionar con el resto del equipo todas las tareas. Es decir, poseemos un organigrama claro y definido. El cual es fundamental para nuestro trabajo porque desde el principio tenemos claro la estructura interna.
Estrategias para administrar tu tiempo
Debes administrar tu tiempo eficazmente como empresario. Si tienes un equipo grande es crucial que todos los proyectos se completen a tiempo y con alta calidad.
Por ello, te traigo estas estrategias para que las apliques también en tu negocio y en tu día a día:
- Prioriza y delega: Asegúrate de que tanto tú cómo tu equipo tengan claras las prioridades frente al trabajo al que os enfrentáis. Utiliza un sistema de gestión de tareas para asignar y seguir el progreso de cada tarea. Delega responsabilidades según los departamentos, permitiéndote enfocarte en las decisiones más estratégicas.
- Haz reuniones con tu equipo: Organiza reuniones regulares pero asegúrate de que sean eficaces. Yo, personalmente las veo como una herramienta bastante útil que ayuda a todos los miembros del equipo a entender bien los objetivos principales y cómo podemos llegar hasta ellos.
- Comunicación clara y constante: Mantén las líneas de comunicación abiertas con tu equipo. Utiliza plataformas como Slack o Microsoft Teams para comunicaciones rápidas y eficientes. Asegúrate de que todos tengan acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo sin demoras.
- Usa herramientas que te ayuden a gestionar tu tiempo: Si te cuesta llevar un control de cómo puedes repartir tus tareas, te recomiendo que te apoyes en herramientas desde una agenda hasta una notificación que te llegue a tu móvil que te avise que debes cambiar de función.
- Establece plazos realistas: No sirve de nada que te apuntes qué hacer a lo largo del día si no eres realista y no puedes llevarlo a cabo. Al asignar tus tareas y proyectos, considera los plazos realistas que permitan un trabajo de calidad sin presionar demasiado al equipo. Esto también incluye considerar tiempo para revisiones y ajustes inesperados.
- Invierte tiempo también para las revisiones y los feedback: Programa regularmente revisiones de proyectos para evaluar el progreso y hacer ajustes si es necesario. Esto no solo mantiene el proyecto en curso, sino que también motiva al equipo al reconocer sus esfuerzos y mejorar continuamente.
¿Cómo puedes trabajar con un equipo?
Hay momentos en los que estás saturado y ver que cada persona de tu equipo requiere un poco de tu tiempo, puede ser un poco estresante, por lo que vengo a darte unos tips de cómo puedes gestionar tu tiempo para ellos y para ti.
Durante los cuales todo el equipo se concentra en tareas específicas sin interrupciones. Esto es especialmente útil para tareas que requieren alta concentración. Estos bloques pueden ser períodos durante los cuales se evitan reuniones, llamadas y correos electrónicos innecesarios.
Por ejemplo, podrías tener un día dedicado a la innovación y planificación estratégica, otro para reuniones internas, y otro para la revisión del progreso de los proyectos. Esto puede ayudar a que tú y tu equipo mantengan el enfoque y reduzcan el cambio constante de tareas.
Esto puede incluir informes de ventas, actualizaciones de inventario, o seguimiento de horas trabajadas. La automatización puede liberar tiempo valioso para que tú y tu equipo se enfoquen en tareas más críticas y creativas.
Esto no solo aumenta la competencia del equipo, sino que también contribuye a la motivación y la satisfacción laboral.
¿Cómo me organizo para ser más productiva?
A través de dos herramientas que son esenciales para nuestro trabajo
🟠 Monday: es una herramienta para organizar nuestros proyectos. Nos funciona muy bien. A través de ella puedo tener una visualización global del equipo y de lo que está listo, lo que está en proceso, lo que está pendiente. Aunque esta herramienta también te permite medir el tiempo, no la utilizamos con esa funcional. Si no que usamos desktime.
🟠 DeskTime: es una herramienta que nos da muchas más opciones para medir nuestro día a día y el desempeño del mismo.
Una de las claves no es controlar el tiempo, es medir la productividad del equipo y la mía. Nos ayuda principalmente a medir la productividad. Dado que son varias las marcas que gestiono: formaciones, mi marca y la agencia.
Errores que no debes cometer:
Siempre partiendo de objetivos, pero previamente te voy a nombrar una serie de errores que no debes cometer:
- Reuniones con los clientes: Mi recomendación es que fijes una mañana para ello, en mi caso yo las organizo todas un día a la semana durante la mañana para gestionar o solucionar problemas.
- Reuniones con el equipo: nosotros tenemos esta reunión el lunes a las 10 am, en ella comentamos lanzamientos, temas pendientes, con que vamos a avanzar, entre otras cosas.
- No comenzar con los emails: comienza por las tareas más importantes que tienen que ver contigo. Primero priorizo mis necesidades y luego la de los demás. Esto lo hago porque si no llevo a cabo mis tareas, nadie las puede hacer por mí. Aquellas tareas que dependan de mí siempre van las primeras.
Innegociables
Estos son una serie de puntos que tengo super claro y que pase lo que pase deben cumplirse en tus días. Y son:
- Ir al gimnasio si o si al final del día. Dedicarse tiempo a uno mismo y a fortalecer el cuerpo, también fortalece la mente.
- Coger 10 minutos los domingos para tener una visión de la semana. Ayuda bastante a saber cómo vas y si tienes que mejorar algo en tu negocio y cómo estás distribuyendo el tiempo en las tareas adecuadas.
- Los días 10, 20 y 30 del mes hacer una revisión de los objetivos.
- Sentarte con mi equipo para compartir opiniones y fortalecer el vínculo dentro del ámbito laboral.
Hasta aquí os comparto todos mis consejos y tips de cómo organizo mi día a día y de todo lo que tengo en cuenta, mis herramientas e innegociables.
