Cómo organizar tu tiempo para ser más productivo

¿Cómo organizo mi tiempo? ¿Cómo organizo mi tiempo entre mis diferentes proyectos y empresas? ¿Mi equipo de trabajo? Estas son algunas de las preguntas que muchas personas suelen hacerme, sobre todo aquellas que realizan diferentes actividades. 

Cuando se trabaja en equipo, se aúnan las aptitudes de los miembros y se potencian sus esfuerzos, disminuye el tiempo invertido en las labores y no siempre es fácil de gestionar. 

Dicho esto, a continuación en este artículo te voy a explicar mi metodología de trabajo, cómo me organizo, qué herramientas utilizo, mis tips y consejos para que aprendas a gestionar mejor tu tiempo. ¡Vamos allá!

Cómo organizo mi tiempo de trabajo para ser productivo

Llevar un equipo de trabajo no siempre es fácil, actualmente mi equipo cuenta con más 22 colaboradores, y dicha gestión no se puede llevar a cabo con desorganización. 

Es por ello, que mi consejo es que organices tus días, porque entonces si no te convertirás en dependiente de cada uno de los integrantes de tu equipo o departamentos. 

En nuestro caso, nuestra empresa está formada por jefes de departamento, los cuales tienen a su cargo otro muchos perfiles que trabajan para nosotros ( diseñadores, editores, copywriting, entre otros) y encima de todos ellos, en la cúpula está mi figura. 

En mi estructura organizativa cada departamento tiene su jefe de equipo, y son ellos los encargados de gestionar con el resto del equipo todas las tareas. Es decir, poseemos un organigrama claro y definido. El cual es fundamental para nuestro trabajo porque desde el principio tenemos claro la estructura interna.  

 Mi recomendación que tengas definidos los protocolos de comunicación y de trabajo. En estos pequeños detalles comienza el orden.

¿Cómo es mi día?

Normalmente, divido mi semana entre los días presenciales y los días que teletrabajo. 

Dado que no todos los días son iguales. Hay días en los que me siento super creativa, quiero grabar o tengo reuniones de equipo y necesito estar en la oficina para volcar toda esa información. 

Y otros muchos que necesito mucha concentración y estar en mi burbuja, por lo que decido quedarme en casa y centrarme en aquello que necesito estar centrada en lo que tengo y en lo que estoy trabajando. 

Ambas opciones quizás sean interesantes que las sopeses y que las vayas probando para que encuentres la metodología que mejor se adapte a tus necesidades y a ti.

¿Cómo comienza mi día?

Levantarme, ir al gimnasio y meditar a mí no me funciona. ¡Me alegro por todos a los que sí!

A mí lo que me funciona lo siguiente: Me levanto, desayuno, me ducho, me doy un paseo con mis perros y a partir de ahí, que ya me he despertado, despejado y preparado, comienza mi día. El cual dependerá si trabajo en caso o voy a la oficina.

¿Cómo trabajo con mi equipo? 

Siempre partiendo de objetivos, pero previamente te voy a nombrar una serie de errores que no debes cometer:

• Reuniones con los clientes: mi recomendación es que fijes una mañana para ello, en mi caso yo las organizo todas un día a la semana durante la mañana para gestionar o solucionar problemas. 
• Reuniones con el equipo: nosotros tenemos esta reunión el lunes a las 10 am, en ella comentamos lanzamientos, temas pendientes, con que vamos a avanzar, entre otras cosas. 
• No comenzar con los emails: comienza por las tareas más importantes que tienen que ver contigo. Primero priorizo mis necesidades y luego la de los demás. Esto lo hago porque si no llevo a cabo mis tareas, nadie las puede hacer por mí. Aquellas tareas que dependan de mí siempre van las primeras.

¿Cómo me organizo para ser más productiva? 

A través de dos herramientas que son esenciales para nuestro trabajo

🟠 Monday: es una herramienta para organizar nuestros proyectos. Nos funciona muy bien. A través de ella puedo tener una visualización global del equipo y de lo que está listo, lo que está en proceso, lo que está pendiente. Aunque esta herramienta también te permite medir el tiempo, no la utilizamos con esa funcional. Si no que usamos desktime. 

🟠 DeskTime: es una herramienta que nos da muchas más opciones para medir nuestro día a día y el desempeño del mismo. 

Una de las claves no es controlar el tiempo, es medir la productividad del equipo y la mía.  Nos ayuda principalmente a medir la productividad. Dado que son varias las marcas que gestiono: formaciones, mi marca y la agencia. 

¿Qué herramientas utilizo?

Principalmente, utilizo: una libreta (apuntar ideas), cuaderno (para apuntar proyectos, agenda (planificación) y mi iPad donde vuelco toda la información con el responsable de cada proyecto. 

Además, también lo hueco en Monday. ¿Pero con cuál me organizo mejor os preguntaréis? Monday es como mi brújula.

Innegociables

Estos son una serie de puntos que tengo super claro y que pase lo que pase deben cumplirse.  Y son: 

• Ir al gimnasio si o si al final del día. 
• Coger 10 minutos los domingos para tener una visión de la semana. 
• Los días 10, 20 y 30 del mes hacemos una revisión de los objetivos. 
• Sentarme con mi equipo para compartir. 

Hasta aquí os comparto todos mis consejos y tips de cómo organizo mi día a día y de todo lo que tengo en cuenta, mis herramientas e innegociables.